Подготовка к Новому Году: планирование и бюджет компании - Ngod.com.ua

Новогодние подарки оптом

  • (044) 599-13-00
  • (096) 846-44-00
  • (099) 651-44-00
  • (063) 605-44-00

Подготовка к Новому Году: планирование и бюджет компании

Подготовка к Новому Году: планирование и бюджет компании

Подготовка к Новому Году: планирование и бюджет компании

Новогодний корпоратив – один из самых важных корпоративов в большинстве организаций. И не только потому, что это один из главных праздников, но и потому, что в это время принято подводить итоги уходящего рабочего года.

Организация любого праздника требует, прежде всего, финансовой базы и для начала необходимо грамотно составить бюджет. Этим, зачастую, занимаются специалисты из отдела по работе с персоналом, ответственные за проведение корпоративных мероприятий. В планировании бюджета также могут участвовать экономисты, финансисты, если таковые имеются в штатном расписании.

Этот процесс условно можно разделить на несколько этапов, что существенно может облегчить столь непростую задачу.  

Составление статей бюджета

На данном этапе задача состоит в том, чтобы определиться, по каким именно статьям разбить бюджет. Как правило, новогодний корпоратив предусматривает следующие расходные статьи:

  • Аренда помещения или бронирование мест.
  • Организация и проведение программы, сценарий.
  • Услуги артистов, ведущих, диджеев.
  • Обслуживание банкета.
  • Меню.
  • Подарки.
  • Транспортное обслуживание.
  • Фото и видео съемка.
  • Непредвиденные расходы. 

Пошаговое планирование

Вы уже точно знаете, каким хотите видеть ваш корпоратив и даже приблизительно знаете, какой нужен для этого бюджет. Теперь важно следующее:

Подсчет участников праздника. Например, пригласить можно только сотрудников, либо сотрудников вместе с супругами. Кроме того, если вы решили, что ваш  новогодний корпоратив не просто отдых и развлечение, но и HR-мероприятие, тогда стоит пригласить ваших клиентов и партнеров.

Выбор  места проведения и стоимость его аренды

Тут очень важно правильно определиться с местом проведения мероприятия. К новогодним корпоративам готовятся заранее. Лучше всего начать подготовку уже в сентябре. Тогда у вас будет с чего выбрать. Проигнорировав всю серьезность данного  вопроса, вы рискуете не просто довольствоваться тем, что останется, но и вообще не найти свободной площадки для вашего корпоратива.

Заранее промониторьте все интересующие вас варианты. И помните, что если при утверждении бюджета нужно сэкономить на чем-то, то как правило, начинают с места проведения. 

Настоятельно рекомендуем вам составлять договор аренды помещения, будь то банкетный зал, загородный дом, теплоход и т.д. Договор позволит вам избежать непредвиденных обстоятельств и даст гарантию, что вы не будете искать место для корпоратива за три дня до Нового Года.

Услуги организаторов

Если у компании имеются средства, и планируется крупное мероприятие, то для организации и проведения праздника часто принимается решение воспользоваться услугами провайдеров. 

Эта статья включает в себя около 70% от общего бюджета корпоратива. И для того, чтобы оптимизировать эти затраты, важно помнить, что лучше пригласить одно крупное агентство. Тогда есть шансы получить оптимальные скидки, которые могут себе позволить крупные агентства. А еще у таких провайдеров, вероятнее всего, со многими подрядчиками налажены хорошие взаимоотношения.

Меню

Продумывая меню, самое важное точно знать количество гостей на мероприятии. Исходя из этого, организаторы предложат вам все возможные варианты меню. Вы можете озвучить свои пожелания и принять окончательное решение.

Музыкальное сопровождение и видео, фотосъемка

Если данный вид услуг не входит в список, которые предоставляют организаторы праздника, стоит позаботиться о том, чтобы эти услуги шли отдельным пунктом.    

Подарки

Если у Вас принято поздравлять своих сотрудников, их детей, коллег, партнеров, то эти расходы тоже следует учитывать. При чем, совершенно не важно, будете вы их поздравлять заранее или на самом корпоративе. Средства должны быть заранее утверждены. 

Подарки могут быть разными: сладости, мягкие игрушки с конфетами, сувениры с новогодней символикой. Компания Свит Трейдер имеет в наличии более 300 видов новогодних подарков. А также может изготовить специально для вас подарки с логотипами именно вашей организации. Осуществляет доставку по всей территории Украины.  

Дополнительные  расходы. Рекомендуется закладывать на эти статьи до 10% общего бюджета новогоднего корпоратива. Сюда могут входить: охрана, транспорт, командировочные расходы и пр.

Согласование и утверждение бюджета

После того, как вы определились с вышеперечисленными задачами, бюджет можно согласовывать и утверждать. Лучше всего иметь несколько вариантов бюджета - минимальный, оптимальный и максимальный, чтобы как можно точнее показать, сколько средств нужно для проведения корпоративного мероприятия того или иного уровня. 

Составляя бюджет, надо все время смотреть, не выходите ли вы за рамки предусмотренного годового бюджета на корпоративные мероприятия. Затем проект бюджета следует согласовать с руководителем отдела персонала, а после защитить и утвердить у вышестоящего руководства.

Чтобы не дискредитировать в глазах руководства всех, причастных к составлению бюджета и организации корпоратива, следует все время следить за расходами и каждый раз сопоставлять запланированные и фактические расходы.

Выбрать подарок в каталоге

-->